無料から使えるカスタマーサポート・お問い合わせ管理ツール|Tayori(タヨリ)

従業員情報管理や社内向けFAQでTayoriを活用、店舗を回る手間がゼロに!
アイデアあふれる活用法で業務を効率化

株式会社アティックプラニング 取締役 五味美貴子氏
同社 佐藤穂奈実氏

2003年に西麻布でドッグカフェをオープンし、現在は13の直営店舗を運営している株式会社アティックプラニング。店舗を運営するだけでなく、カフェの開業を目指す人たちへのコンサルティング事業や各種ツール制作、メニュー開発など、その事業内容は多岐にわたります。今回の事例紹介では、同社取締役五味美貴子さんと総務全般を担う佐藤穂奈実さんを訪問。同社で「Tayori」がどのように利用されているのか、活用法を伺いました。

ひらめきと出会いを大事に、「良い」と感じたものを提供

株式会社アティックプラニング 取締役 五味美貴子氏株式会社アティックプラニング 取締役 五味美貴子氏

―御社の事業内容について教えてください。

五味 「食」に関するサービス全般を提供しています。具体的には直営店舗を13店経営し、コンサルティングを請け負っているお店を含めると30から40店舗に関わらせていただいています。その他、ツール制作やメニュー開発なども行っています。

―幅広く事業展開されている印象ですが、御社を支える従業員はどのくらいいらっしゃるのでしょうか。

五味 従業員は、アルバイトを含めて140人ほどおります。若い世代が集まっているので、皆、それぞれがその時々に思いついたアイデアを発信してくれるんです。例えば、「こういう店をやりたい」と言う人がいれば、「じゃあ、お願い」と店長に任命するケースもあります。店舗経営についても、現場に任せている部分も多いですね。

―従業員の皆さまとの信頼関係を築けていないとできないことですよね。店舗運営において会社としての“こだわり”はありますか?

五味 「自分たちが良い」と思ったものを信じて、お店づくりや商品開発をすることです。ここはブレないですね。出店計画にしても、漠然と「この場所でこれくらいの広さ」という条件で物件を探し、気になる物件が見つかったら内装やメニューのイメージを固めていきます。その場のひらめきと、出会いを大事にしています。

実際に店舗で提供されているメニュー実際に店舗で提供されているメニュー

―お客様の反応はいかがですか?

五味 打ち合わせや飲み会、一人飲みなど、さまざまな使い方で来ていただいています。常連様も多いですね。私達自身、肩肘を張っていないといいますか、「こういう人に来て欲しい」「こういう料理を出したい」とこだわることはありません。私たちが「良いな」と思うサービスを提供し、それを「良いな」と感じる方が来てくださり、リラックスできる時間を過ごしていただけたらうれしいですね。

フォーム機能で従業員情報のデータベース化&入力を自動化

「Tayori」の活用法について語る佐藤穂奈実氏「Tayori」の活用法について語る佐藤穂奈実氏

―「Tayori」を導入した時の状況を教えてください。

佐藤 導入した当初は、「Tayoriフォーム」を使った従業員情報のデータベース化、ペーパーレス化をしたいと考えていました。Tayori導入前までは従業員の情報を規定の用紙に記入して提出してもらい、オフィスで保管して、退職者が出たら退職者用管理ファイルへ移動させ、保管期間満了まで保存するという作業をしていました。今はTayoriで、従業員向けの記入フォームを作り、従業員の個人情報を入力してもらっています。

―導入当初は社外向けではなく、社内向けツールとして活用されていたのですね。

佐藤 はい。入社した月の月末までに入力をお願いしています。店舗ごとにグループLINEを作り、そこに入力用フォームのURLを貼り、新しい人が入ったらURLを教えて入力を依頼します。こちらからアナウンスをしなくても、自動的に入力してもらえるシステムです。

五味 それぞれ店舗で業務があるので、従業員が一同に集まる機会が少ないんです。そのため、「Tayori」導入前は給与計算に必要な情報を回収するために店舗に足を運んでお願いする必要がありました。今はフォームに入力してもらうだけで済むので、回収の手間を省くことができるようになって助かりました。

―導入時、従業員から何か反応はありましたか?

佐藤 どうでしょう? 導入時は問答無用で行ったので……。ただし、現場のスタッフは「用紙を記入してください」と言われなくなった分、気が楽になっているみたいです。「入力した?」くらいの確認で済んでいるようなので。店舗側の負担は少なくなったと思います。また、従業員情報の入力の他に「入社確認書」をチェックできるフォームを作りました。会社規定をフォームに記載し、理解できたらチェック欄を押すというものです。後から、「それは聞いていない」という入社後のトラブル防止にも繋がりました。

他にも、Instagram用予約フォームや社内向けFAQなど…様々な活用を

―社内向けの業務効率化のツールとしてフォーム機能を活用されていて、私たちも学びになります。他にはどのように活用されていますか。

佐藤 他には、フォームを使って店舗へ予約できるようにしました。各店舗でInstagramを運営しているのですが、DMで「こういうケーキプレートを作って欲しい」と連絡をいただくことがあります。そこで、InstagramにTayoriで作成した予約フォームのURLを貼ったところ、DMでやりとりするより管理しやすく、店舗との共有もスムーズになりました。データを添付できるので、お客様からケーキプレートのイメージ画像を送っていただくこともあります。ご要望に答えやすくなりましたね。

アティックルーム新宿のInstagramページアティックルーム新宿のInstagramページ

―フォーム機能以外で使っている機能はありますか?

佐藤 「Tayori FAQ」です。入社後の手続きの流れやトラブル時の連絡先、有給の申請方法をまとめて記載し、LINEにURLを載せて従業員がいつでも確認できるようにしています。給与明細を見るために必要な社員番号も一覧表にしてFAQに掲載し、各自で確認できるようにしました。人事や勤怠関連のこと、レジの操作方法なども載せています。私自身のメモのためにも、年1回しかやらないような業務のフローもナレッジとしてFAQページに載せています。

チャットで空き状況をタイムリーに回答?今後Tayoriでチャレンジしたいこと

―今後、使ってみたい機能やTayoriを使ってチャレンジしたいことはありますか?

佐藤 「Tayoriアンケート」です。QRコードを読み込むとアンケートフォームに繋がり、答えていただけたら次回ご来店時に何か提供する取り組みをしてみたいと考えています。「Tayoriチャット」にも興味があります。お客様が希望日時を入力したら、その場ですぐに空き状況を確認してお答えできるようになったら便利ですよね。

―そうなると、「Tayori」の機能をフル活用していただくことになりますね。

佐藤 そうですね。あとは、メルマガ機能があれば最高だなと思います。お客様からいただいた内容に対する返信ではなく、こちらからメールを送れる機能があると助かります。

―メルマガ機能については、Tayoriではメール配信サービス「MailChimp」と連携しています。ぜひ、ご活用ください。

スマホやSNS、若い世代に合わせた使い方で「Tayori」の強みを活かす

社内業務効率化を実現した佐藤氏と労う五味氏社内業務効率化を実現した佐藤氏と労う五味氏

―「Tayori」を導入したことで変わったことは何でしょうか?

五味 従業員の情報収集や入社手続きなどの社内における作業を効率化でき、業務が楽になりました。社内の人は若い世代が多く、基本的にモバイル、特にLINEでのコミュニケーションがメイン。だからこそ、グループLINEから各種フォームへの導線が上手く機能しているのだと感じています。「Tayori」がスマートフォンに完全対応しているのも、連携が上手くいった要因のひとつですよね。

佐藤 「Tayori」を選んだ理由のひとつが、ウェブはもちろん、スマホでも利用しやすそうだと思ったためです。実際、導入してからも手こずることなく、感覚的にすぐに使いこなせることができました。これからも「Tayori」にお世話になりたいと思います。

株式会社アティックプラニング 佐藤穂奈実氏

取締役 五味美貴子様プロフィール

アティックプラニング社取締役。製菓・カフェ・調理の専門学校「レコールバンタン」の講師も担う。佐藤さんが入社前は総務関連の業務もこなしていた。著書に『自分でカフェをつくりたい人の本 (小さなお店づくりのヒント)』(学研プラス)など。
株式会社アティックプラニングHP

佐藤穂奈実様プロフィール

入社3年目にして「総務」と呼ばれるポジションをほぼ1人で担い、時にはお店のヘルプに入ることもある。「Tayori」を導入し、これまで手間のかかっていた作業を効率化し、社内の業務改善に貢献している。

規模
140人(2019年12月現在)
業種
直営店舗の運営(カフェ・インテリア)、カフェ開業コンサルティング、店頭SPツール類のデザイン・出力・設営関連事業(デザインセンター)等
使い方
フォーム機能活用における社内業務効率化、予約フォーム、社内FAQ等